Ratgeber

E-Rechnungspflicht: Zeitplan & was jetzt zu tun ist

In Deutschland wird die elektronische Rechnung im B2B-Bereich schrittweise Pflicht. Hier der Überblick für Handwerksbetriebe und kleine Unternehmen – verständlich und ohne Juristendeutsch.

Datum	Was gilt	Betrifft
seit 01.01.2025	E-Rechnungen müssen empfangen werden können	alle inländischen Unternehmen (B2B)
bis 31.12.2026	Übergangsfrist: Papier- und PDF-Rechnungen sind beim Versand noch erlaubt	alle Unternehmen
ab 01.01.2027	Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen	Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz
bis 31.12.2027	Übergangsfrist für den Versand verlängert	Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz
ab 01.01.2028	Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen	alle inländischen Unternehmen (B2B)

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026. Maßgeblich sind die Schreiben des Bundesfinanzministeriums bzw. die Auskunft deines Steuerberaters.

Formate

Was zählt überhaupt als E-Rechnung?

Entscheidend ist, dass die Rechnung als strukturierter Datensatz vorliegt – nicht, wie sie aussieht.

XRechnung

Reine XML-Datei nach EN 16931, entweder im Format CII oder UBL. Maschinenlesbar, ohne Bildanteil – der Standard für Rechnungen an Behörden.

ZUGFeRD / Factur-X

PDF mit eingebettetem XML. Zulässig ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 oder höher (MINIMUM und BASIC WL reichen nicht). Maßgeblich ist das eingebettete XML, nicht das sichtbare PDF.

Normale PDF = keine E-Rechnung

Eine gewöhnliche PDF oder ein Scan enthält nur ein Bild bzw. Text, keinen strukturierten Datensatz – und gilt deshalb nicht als E-Rechnung im Sinne der Pflicht.

Praxis

Was Handwerksbetriebe jetzt tun sollten

Empfang sicherstellen

Ein E-Mail-Postfach bereithalten, über das du strukturierte Rechnungen von Lieferanten annehmen kannst.

Eingehende Rechnungen prüfen & archivieren

Erhaltene E-Rechnungen im Originalformat aufbewahren und daraus die Buchungsdaten übernehmen.

Ausgang vorbereiten

Rechtzeitig klären, ab wann du selbst E-Rechnungen schreiben musst – und im Format XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen können.

Passende Software wählen

Ein Werkzeug, das eingehende PDF-Rechnungen erkennt und ihre Daten als strukturierte E-Rechnung für deine Buchhaltung aufbereitet, nimmt dir die Handarbeit ab – zum Beispiel Fakturyx, lokal auf deinem PC.

Gut zu wissen: Fakturyx bereitet eingehende Rechnungen für deine Buchhaltung und deinen Steuerberater auf. Das Original deines Lieferanten bleibt die rechtlich maßgebliche Rechnung und muss aufbewahrt werden – eine daraus erzeugte Datei ersetzt sie nicht. Deine eigenen Ausgangsrechnungen stellst du selbst als E-Rechnung aus – dafür gibt es in Fakturyx den Bereich „Ausgangsrechnung“: Du trägst Rechnungsdaten und Empfänger ein und erhältst eine echte XRechnung, die vor dem Speichern mit den offiziellen Prüfregeln geprüft wird. Du bist dabei der Aussteller und für die Richtigkeit der Angaben verantwortlich. Diese Hinweise ersetzen keine steuerliche oder rechtliche Beratung.

Häufige Fragen

Fragen zur E-Rechnungspflicht

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Empfangen müssen auch Kleinunternehmer (§ 19 UStG) E-Rechnungen können. Zum Ausstellen von E-Rechnungen sind sie dagegen nicht verpflichtet und dürfen weiterhin andere Rechnungsformate verwenden.

Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail noch aus?

Für den Empfang gilt: Eine normale PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, weil sie keine strukturierten Daten enthält. Beim Versand ist sie in der Übergangszeit noch erlaubt (bei kleineren Unternehmen bis Ende 2027), danach nicht mehr.

Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?

Ja, unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Fahrausweise. Auch Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen – die Pflicht gilt für inländische Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B).

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

In der Regel 8 Jahre als Buchungsbeleg. Wichtig: Aufzubewahren ist die E-Rechnung im ursprünglichen, strukturierten Format – ein ausgedrucktes oder in ein Bild umgewandeltes Exemplar genügt nicht.

Was passiert, wenn eine Rechnung nicht dem E-Rechnungsformat entspricht?

Eine Rechnung, die nach Ablauf der Übergangsfristen nicht als E-Rechnung vorliegt, gilt steuerlich grundsätzlich nicht als ordnungsgemäß. Das kann den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden. Im Zweifel sprichst du das mit deinem Steuerberater ab.

Weitere Fragen zu Fakturyx selbst beantworten wir in den häufigen Fragen. Lokal oder Cloud? Dazu der Vergleich.